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Hinweisgeberportal

Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Ziel des Gesetzes ist es, dass hinweisgebende Personen, sogenannte Whistleblower, einfacher und ohne Angst vor Repressalien auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen aufmerksam machen können.

Aus diesem Grund hat unsere Einrichtung eine interne Meldestelle eingerichtet, die die Abgabe von Hinweisen zu Fehlverhalten, Missständen und Verstößen ermöglicht. Dafür stellt die Caritas Dienstleistungsgenossenschaft eG (cdg) unserer Einrichtung eine Meldeplattform für die Abgabe von Hinweisen gem. HinSchG zur Verfügung. Dabei wird die Identität der hinweisgebenden Person stets vertraulich behandelt, um diese vor potenziellen Repressalien im beruflichen Kontext zu schützen.

Wer kann einen Hinweis geben?

Prinzipiell können sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, also alle Personen, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt zum Beschäftigungsgeber (also unserer Einrichtung) stehen, zur Abgabe eines Hinweises an die interne oder externe Meldestelle wenden. Neben der hinweisgebenden Person werden auch die Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung sind oder auf sonstige Weise von der Meldung betroffen sind.

Auch weitere natürliche Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit unserer Einrichtung oder mit der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen, können einen Hinweis abgeben.

Was ist ein Hinweis?

Im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes wird unter einem Hinweis eine „Meldung“ oder „Offenlegung“ von Informationen verstanden. Dies bezieht sich prinzipiell auf die Meldung bzw. Offenlegung von Informationen über:

  1. Verstöße, die strafbewehrt sind,
  2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind (bei Verletzung einer Vorschrift zum Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder einer Vorschrift zum Schutz der Rechte von Beschäftigten bzw. ihrer Vertretungsorgane),
  3. Sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder (bzw. Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft).

Der vollständige Katalog ergibt sich aus § 2 Abs. 1 bis 10 HinSchG.

Wann fällt ein Hinweis unter das HinSchG?

Hinweise über Verstöße sollen nach dem HinSchG Bezug nehmen auf

  • begründete Verdachtsmomente oder
  • auf das Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bei dem Beschäftigungsgeber bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden.
  • Außerdem zählen dazu Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.
Wie und wo wird ein Hinweis eingereicht?

Ein Hinweis kann

  • über ein elektronisches Hinweisgebersystem, über das Hinweisgebende Meldungen über eine Webanwendung bei der internen Meldestelle abgeben können,
  • oder telefonisch

erfolgen.

Elektronisches Hinweisgebersystem:

Für das elektronische Hinweisgebersystem fungiert das System der Caritas Dienstleistungsgenossenschaft im Erzbistum Paderborn gGmbH (cdg) als unsere interne Meldestelle.

Das elektronische Hinweisgebersystem ist unter folgendem Link abrufbar:
www.sicher-melden.de/icm50364_cdg_tge

Um Hinweise angemessen bearbeiten zu können, bitten wir darum, die Meldung so konkret wie möglich zu formulieren. Als Orientierung gelten dabei die „W-Fragen“: Wer? - Was? -Wann? - Wie? - Wo?.

Der Gesetzesgeber sieht vor, dass die Abgabe eines solchen Hinweises wahlweise anonym oder unter Namensnennung erfolgen kann. Somit werden auch anonyme Hinweise von der internen Meldestelle berücksichtigt.

Telefonische Meldung bei der cdg:
Telefon: +49 (0)5251 889 - 0128

Wie läuft das Verfahren bei einer internen Meldung ab?

Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach 7 Tagen.

Nach Abgabe der Meldung wird vom System eine Hinweis-ID und ein zugehöriges Passwort generiert, mithilfe dessen die hinweisgebende Person den ausgelösten Hinweis nachverfolgen und ggf. mit der internen Meldestelle kommunizieren kann.

Danach verläuft die Bearbeitung des Hinweises wie folgt:

  1. Die interne Meldestelle prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt.
  2. Die interne Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung.
  3. Erforderlichenfalls nimmt die interne Meldestelle Kontakt zu der hinweisgebenden Person auf, um weitere Informationen zu erfragen und um angemessene Folgemaßnahmen nach §18 HinSchG zu ergreifen.

Des Weiteren erhält der Hinweisgebende innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung.

Wer bearbeitet den Hinweis?

Uns ist eine unparteiische, neutrale und vertrauensvolle Bearbeitung sehr wichtig. Deshalb wurde für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise die cdg beauftragt.

Die mit der Bearbeitung von Hinweisen bei der cdg betrauten Personen sind sowohl unparteiisch als auch unabhängig. Zudem sind sie an keine Weisungen gebunden, um Interessenskonflikte auszuschließen.

Des Weiteren sind sie für die Dauer der Hinweisbearbeitung und darüber hinaus zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Bei Fragen zu der Abgabe von Hinweisen, der Nutzung der elektronischen Hinweisgeberplattform oder zur Vertraulichkeit können Sie sich gerne direkt an die cdg wenden:

Telefon: +49 (0)5251 889 - 0128
E-Mail: Tobias.Bartholomaeus@caritas-cdg.de

Hinweis auf Vertraulichkeit/Schutz für die hinweisgebende Person:

Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung ist während des gesamten Meldeverfahrens sichergestellt. Dafür werden während des gesamten Meldeverfahrens Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die auf den jeweiligen Einzelfall individuell angepasst werden.

Zu diesen Sicherheitsmaßnahmen zählt beispielsweise die Beauftragung der cdg als neutrale und unabhängige Stelle. Sowohl die Hinweise und darin enthaltene personenbezogene Daten sowie die weiterführende Kommunikation werden stets streng vertraulich behandelt und nur von wenigen ausgewählten Personen gesichtet.

Nur die für die weiteren Maßnahmen notwendigen Informationen werden von der cdg weitergegeben. Diese werden zuvor, soweit möglich, anonymisiert, bzw. pseudonymisiert.

Der vertrauliche Umgang mit den Daten ist auch nach Abschluss des Verfahrens gewährleistet.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der internen Meldestelle finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Ausgenommen von diesem Vertraulichkeitsgebot sind Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden. Derartige Falschmeldungen können zu rechtlichen Konsequenzen führen.

Ist es möglich, sich an eine externe Meldestelle zu wenden?

Als erste Maßnahme sollten sich hinweisgebende Personen an unsere interne Meldestelle wenden.

Hinweisgebende Personen haben ein Wahlrecht zwischen der internen und externen Meldestelle.

Hinweisgebende Personen könnten sich daher auch an die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz (BfJ) wenden. Diese, und weitere externe Meldestellen, erreichen Sie über folgenden Link:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Weitere Informationen zu den externen Meldestellen erhalten Sie auch bei der cdg:
Telefon: +49 (0)5251 889 - 0128
E-Mail: Tobias.Bartholomaeus@caritas-cdg.de

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